GCSF® - Gestor de Constancias Fiscales.

La Constancia de Situación Fiscal (CSF) es un documento esencial para personas físicas y empresas en México, ya que proporciona información relevante sobre los contribuyentes y sus actividades económicas. Mantenerla actualizada ayuda a cumplir con las obligaciones fiscales y evitar posibles problemas legales o restricciones en las operaciones comerciales.

La CSF contiene datos de identidad, ubicación y régimen fiscal, lo que es fundamental para mantener relaciones comerciales claras y legales. Verificar la autenticidad de estos documentos es crucial para evitar fraudes y mantener la confianza en las transacciones.

Desde la perspectiva de las empresas, este documento da la certeza de que la persona o empresa con la que se va a tener una relación contractual esté debidamente inscrito en el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). Mantener actualizada la información garantiza la fluidez en las transacciones y evita problemas administrativos.

El Gestor de Constancias Fiscales (GCF) es una solución con la cual se administran de forma integral y eficientemente los datos contenidos en las constancias de situación fiscal (CSF) o en la cédula de identificación fiscal (CIF).

Este sistema se encuentra disponible para usarse como servicio en nuestra nube (On-Cloud) o puede ser instalado en alguno de tus servidores (On-Premise).

El ingreso de los datos del contribuyente se puede hacer de las siguientes maneras:

1. Ingresando un PDF, Imagen (JPG o PNG) o un archivo ZIP (con PDF y XML) de la constancia de situación fiscal. El sistema lee y extrae los datos contenidos en el código QR de los documentos para realizar la consulta de un registro de un contribuyente ante el SAT.
2. Ingresando los datos de RFC y el ID de la Cédula de Identificación Fiscal (idCIF). Con esta combinación de datos, el sistema realiza una consulta al SAT y solicita los datos del contribuyente.
3. Ingresando únicamente la imagen del QR de la constancia de situación fiscal. El sistema lee el QR y hace una consulta al SAT para extraer los datos del contribuyente.

Una vez registrado la información de un contribuyente, este sistema realizará consultas hacia el SAT (programables) con cada uno de los registros para identificar los cambios que se tengan en las constancias de situación fiscal y así hacer la actualización de los registros. En toda consulta hacia el SAT se tiene un registro de auditoría, lo que permite revisar momentos y respuestas de dichas consultas.

Con la automatización del proceso de verificación de datos ante el SAT, los principales beneficios son:

• Integridad de la información de los contribuyentes para la emisión de CFDI o retenciones para Clientes, Proveedores y/o Empleados.
• Elimina la necesidad de recopilar periódicamente las constancias de los Clientes y Empleados.
• Incremento de la productividad y disminución de los errores en la información.

Con este sistema tendrás la posibilidad de mantener actualización recurrente y programada de los datos de los contribuyentes directamente de los servicios del SAT.

El sistema de Gestor de Constancias Fiscales (GCSF) ofrece las siguientes funciones principales:

• Cargue los datos fiscales de sus clientes, proveedores y/o empleados de múltiples formas::
  • Cargue archivos PDF, JPG, PNG o ZIP que contengan la CSF y el sistema leera los datos y los extraerá.
  • A través de un buzón de correo electrónico reciba archivos adjuntos con el CSF y el sistema los leerá y extraerá los datos.
  • Integre un servicio web a su portal o sistema de registro donde le entreguen la CSF.
  • Mediante un SFTP o FTPS donde el sistema lea los documentos que ahi están llegando.
  • Ingrese de forma manual el RFC y el idCIF, y el sistema traerá el resto de los datos que el SAT posee.
• Consulta de datos de los contribuyentes. Se puede visualizar para cada constribuyente los datos consultados ante el SAT:
  • RFC. Registro Federal de Contribuyentes.
  • idCIF. Número único de la Cédula de Idenfificación Fiscal.
  • Administración local. Asignada al RFC.
  • Nombre. De la persona física o de la persona moral (Razón Social) con el que se encuentra registrado el RFC.
  • Situación Fiscal. Mostrará el estado de la situación fiscal en el que se encuentra el RFC.
  • Domicilio Fiscal. Se mostrará la dirección del domicilio fiscal en los distintos campos que tiene la CSF del RFC consultado: CP, vialidad, calle, colonia, número exterior, número interior, municipio, localidad y entidad federativa.
  • Regímenes Fiscales. Se presentarán cada uno de los regímenes fiscales en los que el RFC se encuentre inscrito.
• Consulta de datos históricos. El sistema guarda un historial de las consultas realizadas a los contribuyentes, lo que permite ver la evolución de los datos a lo largo del tiempo.
• Actualización de datos. El sistema realiza consultas periódicas al SAT para verificar si hay cambios en los datos de los contribuyentes y actualiza la información en el repositorio.
• Exportación de datos. Exporte en archivos planos, CSV o Excel los datos de los contribuyentes que se encuentran en el sistema.
• Integración mediante servicios web para entregar los datos de los contribuyentes a otros sistemas.

Al contar con un repositorio de datos de constancias fiscales actualizados usted está cumpliendo las disposiciones y obligaciones fiscales para los distintos usos que se tiene:

• Validación de constribuyentes registrados y vigentes en el Registro Federal de Contribuyentes (clientes, proveedores y/o empleados).
• Validación de cambios en domicilio o régimen fiscal.
• Identificación de RFC que se encuentran en "Lista Negra" del SAT. Con esto elimina el riesgo de recibir o generar un CFDI de estos contribuyentes que el SAT ha identificado como irregulares.
• Cuenta con la última información del receptor para generarle un CFDI (clientes) o los recibos de nómina (empleados).

Integre este proceso a sus sistemas de Contabilidad, Facturación, Nómina, ERP, Compras, etc. de forma que pueda explotar los datos que le proporciona la CSF.